Auf dem Weg zur Umsetzung meines ultimativen Produktivitäts-Systems muss ich mich nun entscheiden, wo und wie ich Dokumente archivieren werden.
Meine Anforderungen sind:
- es sollten mehrere Dateiformate möglich sein (z.B. jpg/ tiff für gescannte Unterlagen, Word-/ Open-Office-Dateien, Bilder und natürlich PDF)
- es muss ein schickes web-zwei-nulliges Interface da sein
- ich möchte zu jedem Dokument Meta-Informationen und Tags speichern können
- das Archivsystem sollte mit anderen Diensten kommunizieren können. Mindestanforderung hier: das Versenden/ Verlinken von Dokumenten via Mail
- das System muss auch vom Handy aus bedienbar sein
Kurzum: ich möchte gescannte Unterlagen, Korrespondenz oder sonstwelche Dateien von überallher im Zugriff haben um z.B. von Unterwegs eine Kopie meines Personalausweises per Mail zu verschicken oder die Vertragsbedingungen meiner Krankenversicherung checken. Da gibt es im Web nun eine Vielzahl von Anbietern, die Lösungen bereitstellen. Für mich haben sich hier allerdings zwei Dienste, die ich selber seit geraumer Zeit nutze, herauskristallisiert. Zum einen ist dies das online-Notitzbuch Evernote, zum anderen der Datei-Hoster box.net Obwohl die beiden Dienste einen unterschiedlichen Fokus haben, kommen sie dem was mir so vorschwebt schon recht nahe.
EvernoteIch nutze Evernote eigentlich etwas widerwillig. Bisher habe ich auf das
Google-Notizbuch geschworen - aber nach der
Ankündigung, dass das Google-Notizbuch nicht mehr weiterentwickelt wird habe ich mich auf der Suche nach Alternativen für Evernote entschieden. Neben einfachen Text-Notizen können Web-Clips, Audio- und Bilder als Notizen abgelegt werden.
box.netbox.net stellt Speicherplatz für beliebig Dateien bereit, bietet aber mehr Funktionalität als die klassischen Filehoster wie rapidshare etc. So können Dateien/ Ordner zur Zusammenarbeit freigegeben werden oder zur Weiterverarbeitung zu anderen Diensten übertragen werden.
SpeicherplatzEntscheidend ist natürlich, wieviel Speicherplatz zur Verfügung steht. Bei Evernote ist nicht die Kapazität begrenzt, sondern das monatliche Upload-Volumen. Bei der kostenlosen Variante sind dies 40 MB, für 45 Dollar pro Jahr kann man monatlich 500 MB hochladen.
box.net hat neben dem Freien noch zwei kostenpflichtige Tarife im Angebot. Kostenlos gibt es 1GB Speicherplatz, für monatlich 5.98€ 5GB und für 15€ 15GB.
Die monatliche Begrenzung bei Evernote reicht natürlich für Text-Notizen dicke aus, bei einem größeren Aufkommen an gescannten Dokumenten wird es da natürlich eng. Die insgesamt 5 bzw. 15 GB von box.net sind irgendwann natürlich auch aufgebraucht. Beide Anbieter sind nicht optimal, die Tarife erfüllen aber auch keine K.O.-Kriterien.
Vom Suchen und Finden ...Abgelgte Dokumente müssen wiedergefunden werden: bei Evernote wird in (Text-) Notizen und deren Überschriften gesucht, bei box.net in Dateinamen. Evernote bietet die Möglichleit mehrere Notizbücher anzulegen um ein weiteres Gruppierungsmerkmal zu schaffen. box.net ermöglicht das Anlegen von komplexen Ordnerstrukturen, wie in einem lokalen Dateisystem. Auch hier sind beide Dienste suboptimal: bei Evernote kann ein gescanntes Dokument als Anhang zu einer Text-Notiz abgelegt werden um Meta-Informationen zu speichern und um danach zu suchen. Bei box.net können zu Dokumenten Beschreibungen und Kommentare abgelegt werden, es kann aber nur nach Dateinamen gesucht werden.
Wenigstens unterstützen sowohl Evernote als auch box.net Tags.
HandhabungDie jeweiligen Web-Interfaces sehen schick und modern aus und lassen sich intuitiv bedienen. Der Upload via Web-Interface ist bei Evernote noch etwas umständlich, dafür gibt es eine Desktop-Anwendung die viele Features bietet. Bei box.net funktioniert der Upload erwas smarter: dank eines Java-Applets können via drag-and-drop ganze Ordner auf einmal hochgeladen werden.
Der File-Upload via E-Mail/ Attachment funktioniert bei beiden Diensten.
box.net kann hinsichtlich der Weiterverarbeitung bzw. der Integration anderer Dienste auftrumpfen. Während Evernote lediglich Notizbücher freigeben, und Notitzen via E-Mail versenden kann, stellt box.net eine Vielzahl von Schnittstellen bereit. U.a. Weiterverarbeitung von Dokumenten mit
Zoho, File-Previews mit iPaper von
Scribd Bildbearbeitung mit
picnik, Versenden von Dokumenten mit
Google-Mail.
MobilitätBeide Dienste können via Handy bedient werden. Für das iPhone gibt es jeweils eigene Anwendungen, mit anderen Modellen muss auf die mobilen Webseiten ausgewichen werden. Die mobilen Webseiten sind rudimentär aber gut zu bedienen: nicht optimal aber immer noch besser als die Varianten von anderen Anbietern.
FazitIch habe nur einen kleinen Teil des jeweiligen Funktionsumfangs betrachtet. Es zeichnet sich aber ab, dass ich box.net für Dokumente/ Scans verwenden werde. Der File-Upload von mehreren Dateien ist einfach komfortabler und die Integration anderer Dienste kann sich erheblich produktivitätssteigern Auswirken.
Die freie Variante von Evernote werde ich weiterhin für das Sammeln und Sortieren von Informationsschnipseln verwenden. Web-Clips und Text-Notizen lassen sich einfach anlegen, Bilder vom Kamera-Handy, z.B. Fotos von kurzen Zeitungsartikel, lassen sich unkompliziert via E-Mail vom Handy an Evernote schicken.
Ich war auf dem